用語の定義

組織文書

社員が作成、または取得した文書、図画および電磁的記録であり、社員が組織的に用いるために保有しているものをいう。

組織文書

保有

下図に見るとおり、「保管」と「保存」を統括した意味で使用しています。

個人文書

個人判断で廃棄しても組織的・実務上支障のない個人的なメモ類や、個人の手控えのような文書をいう。

文書および文書ファイル

組織で利用する文書を作成・取得した場合、ファイルに綴ることでまとまった集合体、文書ファイルとなります。
100年ほど前にアメリカで考え出されたファイリングでは、個別の文書であっても複数の文書であっても個別フォルダーに挟むことで統一的に管理できるようになったことです。
穴を開けるか開けないかの違いを重視しますが、パイプ式ファイルに綴じたほうが良い文書と個別フォルダーに挟んだほうが良い文書は、管理の視点が異なります。

保管

文書を作成した年度を数えずに翌会計年度まで事務室内に置くことを「保管」といいます。通常は1年ですが、文書ファイルの性質によっては0年(翌会計年度期首に廃棄対象となる)もあれば数年保管もあります。

保存

会計年度期首まで「保管」していた文書ファイルは書庫に移動します。これを「移管」といいます。移管するタイミングで所管する部署が変わるときは「引継ぎ」をします。書庫で所定の年数置くことを「保存」といいます。
これらの言葉は厳密な定義ではありません。ファイリングでは「オキカエ」「ウツシカエ」のような言葉で表す場合もあります。どのような呼び方でも結構ですが、事業所として統一しておく必要があります。