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毎日発生する文書の整理はうまくいっていますか? 個別の文書は文書ファイルに綴る事が必要です。 その文書ファイルには必ず背ラベルを貼りましょう! 「文書管理」は、そこから始まります。
まずはオフィスの「現状」を見てください
まずはオフィスの「現状」を見てください

ワードクラフトの「文書管理」は、「文書」の「整理」から始めます。
個別に発生する文書を文書ファイルに綴じます。その文書ファイルには背ラベルが不可欠です。
背ラベルには文書ファイルタイトルはもとより、組織、収納するロケーション情報、作成年度、廃棄予定年度などを記載しておくことで、「頓活」なオフィスの実現を支援いたします。

「頓活」とは、事業所内に溢れている紙文書を「整理整頓」し整った状態を維持する日常の「活動」を言います
「頓活」とは,事業所内に溢れている紙文書を「整理整頓」し整った状態を維持する日常の「活動」を言います

どうやって、スムーズに「文書管理」を定着させることができるのでしょうか?

ステップ1 文書ファイルに背ラベルを貼りましょう!
ステップ2 背ラベル用のデータを蓄積しましょう!
ステップ3 廃棄・移管などの期日管理をしましょう!
ステップ1 文書ファイルに背ラベルを貼りましょう ステップ2 背ラベル用のデータを蓄積しましょう ステップ3 廃棄・移管などの期日管理をしましょう!

3つの段階に分けてステップアップしていくことで文書管理を定着させていくことを推奨しています。

STEP1 文書ファイルに背ラベルを貼りましょう!

ステップ1 文書ファイルに背ラベルを貼りましょう

1

まず、事業所内の文書ファイルの「整理」をします。
提供するExcelファイルに管理すべき文書ファイルの名前や収納場所などの情報を登録します。
その段階で文書ファイルの量の計測もしましょう。
登録したExcelファイルからルールに従ってCSVファイルに出力します。そのCSVファイルを「頓活ラベラー」に取り込むことで文書ファイルの背ラベルをプリントできます。
背ラベルを文書ファイルに貼付することが「文書管理」の第一歩となります。

まず、Excelを使って整理し「頓活ラベラー」によって背ラベルを文書ファイル等に貼付する段階です。

STEP2 背ラベル用のデータを蓄積しましょう!

STEP2 背ラベル用のデータを蓄積しましょう!

2

背ラベルを貼ることで、まず、事業所内の美観が変わります。
目に見える変化はとても大切です。
スラム化することに「窓割れ理論」と言う考え方があります。
建物の窓が割れたまま放置していることで、全ての窓が割られスラム化していくという考え方です。
まず、目に見える美観を大切にしましょう。
しかし、Excelで管理するのも大変です。
そこで次の段階として「頓活ライト」を導入しましょう!

Excelで管理するのには限界があります。そこで「頓活ライト」に登録する段階に移行しましょう!

STEP3 廃棄・移管などの期日管理をしましょう!

STEP3 廃棄・移管などの期日管理をしましょう!

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文書ファイルが新たに作成されたら「頓活ライト」に登録するという段階が定着したら、最終段階は文書ファイルのライフサイクル・プログラムを導入します。
ライフサイクルとは、文書ファイルの生成、活用、保管、保存、廃棄という一連のスケジュール管理をいいます。
法定文書の管理や、事業所内の文書管理規程、廃棄ルールを的確に遵守していくためには「頓活プロ」への移行をしましょう!

文書ファイルの情報が登録されていれば、「頓活プロ」で移管・廃棄などのライフサイクル管理を的確に行えます。

なぜ、3段階に区切ったのか?

某総合大学に文書管理システムを納入しました。その経験からすると、フルスペックの文書管理システムを納入しても、「文書管理」そのものの理念が浸透するまでには時間を要する事がわかりました。
システムはあくまでも道具でしか有りません。
文書管理が組織理念として定着するまでツールを3段階に区切りました。

第1段階を支援するツール 頓活ラベラー

Excelで整理して所定の接頭詞をつけてCSVファイルに出力します。そのファイルを「頓活ラベラー」に取り込むことで出力イメージを作ります。出力はラベルプリンターかA4用紙のプリンターに出力します。
一部のラベルはエーワンの12面付定形ラベル用紙に出力することができます。

STEP
1

第2段階を支援するツール 頓活ライト

「頓活ライト」の専用の入力画面から文書ファイルの情報を登録し、文書ファイル情報を蓄積します。テキストファイルを暗号化して使用しますのでデータベースソフトは不要です。登録情報にはロケーション情報も含まれますので文書ファイルを探す時間を大幅に短縮することができます。
文書管理台帳の元となる一覧情報を出力することができます。

STEP
2

第3段階を支援するツール 頓活プロ

頓活ラベラーで背ラベルを貼付することが定着し、頓活ライトで文書ファイルの情報が蓄積してきた段階で、「頓活プロ」にレベルアップすることをお勧めします。
移管や廃棄などのスケジュール管理や棚卸しができるようになりますので、一連の文書管理を強力に推進することが可能となります。

STEP
3

「頓活ツール」の価格

 名称金額
1頓活ラベラー50,000円
2頓活ライト250,000円
3頓活プロ500,000円
4iDMS4,000,000円

iDMSincredible Document Management System)は、頓活のベースとなるフルスペックの文書管理システムです。
現在、アマゾンAWSで某総合大学の60課、約23,000の文書ファイルと2,200箱の保存箱を管理しています。
iDMSを作り、維持する過程で得たノウハウを活かして、もっと簡便に使ってもらえる仕組みを提供しようと考えて作ったのが「頓活」です。
文書管理といえば電子化が主流のようですが、一切の紙文書が事業所からなくなるまでの間、紙文書の管理を「頓活」が強力に支援いたします。

頓活ツールの特徴:その1

ラベラー、ライト、プロ、iDMSと価格は差額でステップアップしていくことができます。
定着の度合いに合わせてシステムを選択していくことを可能にしたサービスです。

頓活ツールの特徴:その2

データベースソフトを使用していません。共有フォルダに暗号化したテキストファイルを置くだけで使用可能となります。

「頓活ラベラー」の購入

「頓活ラベラー」の導入

頓活」を実現・定着するためには、現在お使いの文書ファイルの背ラベルを統一することから紙文書管理の導入を目指します。
お使いの文書ファイルをExcelに登録し台帳を作成しましょう。その台帳データから指定のフォーマットに調整し、CSVファイルに出力すれば複合機でも使える「頓活ラベラー」で、社内の文書ファイルの背ラベルを統一しましょう。
形から入ることの重要性をワードクラフトは提唱しています。

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紙の文書管理は背ラベルから

紙の文書管理に必須のものは「背ラベル」です。
ワードクラフトは、ラベルプリンターの導入を推奨しています。文書が発生する都度に1枚からでも背ラベルをプリントアウトできることが重要です。
背ラベルには文書ファイルのタイトル以外に組織や置くべき場所、廃棄する時期などの情報も記載して組織的に統一することが重要なポイントとなります。

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