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整理整頓されたオフィス環境を創るサポートをします

社内は古い文書も新しい文書もごっちゃになって
机の上やキャビネットにあふれている

営業マン1

日常業務で手いっぱい、整理整頓の時間がとれません

営業マン2

とりあえずとっておこうという気持ちでいっぱいです

【お知らせ】
只今、作成中です。リンクの不備や記事の入れ替えがひんぱんにありますこと、お詫び申し上げます。
まだまだ完成には時間がかかります。メールでのお問い合わせは受けられますので、お問い合わせください。

オフィスも“頓活”でダイエット

文書を私物化していませんか?

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「文書は個人のものではなく、組織の財産です。」

机の上、机の周辺など、すぐ手の届くところに文書を置いておくほうが、一番仕事がやりやすいのは事実ですね。
長い間山積みのままにほおっておけば、文書がなくなったとしても、なくなったことにすら気づかないこともあるのではないでしょうか?
共有の財産」は、綴じ用具に背ラベルを貼ってキャビネットに収納すべきなのです。

不要な紙文書が室内に氾濫していませんか?

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「いつか必要なときがきっとくるから、念のためとっておこう。」

必要な文書と不要な文書の仕分け、分類のルールがないために、「念のため」にとっておく文書であふれていませんか?
保有期間を定め、廃棄の日がきたら、迷うことなく捨てるルールを設定しましょう。
いらないモノがオフィスからなくなり、クリアな環境で仕事がはかどることでしょう。

そのお悩み、一緒に解決しませんか?

整理整頓のルールを理解すると解決できます。小さなことでもぜひご相談ください。

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“頓活”についてのご相談はメールにてお気軽にご相談ください。

片づけが苦手な人は、なかなか捨てられず、とりあえずとっておこうと机の上に積んでしまいます。
そのうち山積みの文書に頭を抱えることになるのです。
片づけなければならない気持ちがあっても行動が伴わないのです。
1日15分と決めて、終わらなくても良いので、整理していきましょう。
まずはご連絡ください。
あなたをしっかりサポートしていきます。
“頓活”で机の上はスッキリ! になりますよ。

紙文書は紙文書のまま保管して、良いのです

背ラベルを貼って、保管場所(ロケーション)を設定するだけです

頓活とは、紙文書・電子文書を「整理整頓」し、整った状態を維持管理する日頃の活動を言います。

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「なぜ」頓活を始めることになったのかお話しいたしましょう

文書管理のシステム化にワードクラフトは15年前から取り組んできました。最初のシステムは「EMO」と命名し、文書の共有と組織ナレッジの醸成を目指しましたが、理想を追い過ぎていたことを反省し、文書管理の原点へ回帰し「紙文書」の管理、つまり、生成したら背ラベルを貼り、置くべきところに置き、時期が来たら廃棄するという、紙文書におけるまっとうな文書管理システムを「iDMS」と命名して作りました。
そんな経験が生きて2019年3月に「iDMS」をベースにした本格的文書管理システムを関西の総合大学に納品する機会を得ました。その経験を活かして、もっとスモールスケールの文書管理の体系を構築するに至りました。
それが「頓活」です。

ワードクラフトの文書管理コンサルテーションサービス

頓活4ステップで実現します

ワードクラフトは、10年ほど前から文書管理をシステム化しようとしていろいろ考えてきました。
そこで到達したのが「iDMS」という考え方になりました。
昨年のことですが、ひょんなことから大規模な総合大学の文書管理システムを構築することになりましたが、基本的には「iDMS」のローカライズでの対応で2019年3月に納品をし、現在、初期段階での稼働が開始されています。
その経験を通して学んだことを、

1.インターネットを使わない環境での使用を考える
2.データベースを使わない方法での運用を考える
3.初期の導入時から定着までと、定着以降の仕組みを分離する

というふうに考えてみることにしました。こうした考え方を総括して「頓活名人」と名付け、
考え方として「頓活Office
初期の支援システムを「頓活1号
安定期以降のシステムを「頓活2号
とすることにしました。

アメリカでは労働者が常に流動しているため、個人が文書を管理することは基本的にはありえず、共有を原則としています。
スパイ映画などでは、キャビネットに整然と収納されている個別フォルダから対象の文書を見つけて写真を撮ったり抜き取ったりするシーンをよく見かけます。
日本では一般的には簿冊式(バインダー、フラットファイル)のファイリングが多いようですが、個別フォルダを使ったバーチカルファイリングやボックスファイルを使うことも少なくありません。
要は、どのような方式で文書を管理するかは、器具や用具の問題でしかなく、

「いかにして共有するか」
「いかにして文書寿命を的確に把握するか」
「いかにして探す手間を最小限にするか」

を目的とするべきで、かつ、分類などにおいて

「いかにして破綻させないか」

のためにルールが簡潔で明瞭であるかがポイントになると思います。

「整理」とは捨てることで、「整頓」とは即座に使えるようにすること、という説明も多く書かれています。しかし、「整理整頓」とは合理的に片付けることです。

「文書管理」においては、導入時に整理整頓をし、不要文書はよく確認の上で廃棄し、必要文書の登録から始めます。

頓活名人

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ただいま準備中

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支援ツール 頓活1号

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支援ツール 頓活2号

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紙の文書管理は背ラベルから

紙の文書管理に必須のものは「背ラベル」です。
ワードクラフトは、ラベルプリンターの導入を推奨しています。文書が発生する都度に1枚からでも背ラベルをプリントアウトできることが重要です。
背ラベルには文書ファイルのタイトル以外に組織や置くべき場所、廃棄する時期などの情報も記載して組織的に統一することが重要なポイントとなります。