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キャッチコピー「頓活」とは?

紙文書は本当に無くなると思いますか?

誰がやっても同じ分類にならなければ駄目です

一旦、きれいに片付くと維持しようという気持ちが生まれます

今こそ、「文書管理」に乗り出すべきです!

文書管理の基本は『頓活』です

ワードクラフトの『頓活』は、主として、紙の文書を整理整頓し、オフィス内の美観を保つことを、第一の目的としています。

まずは、
頓活4ステップ」を理解してください

頓活4ステップ

では、一つずつご説明していきましょう。

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用語、解説・実態調査

まず文書管理を始める前に、文書管理に使われる用語について理解しておきましょう。
次に、現状の文書量や、使用しているファイル用具、キャビネットの収容量などを調査します。

そのお悩み、一緒に解決しませんか?

整理整頓のルールを理解すると解決できます。小さなことでもぜひご相談ください。

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“頓活”についてのご相談はメールにてお気軽にご相談ください。

片づけが苦手な人は、なかなか捨てられず、とりあえずとっておこうと机の上に積んでしまいます。
そのうち山積みの文書に頭を抱えることになるのです。
片づけなければならない気持ちがあっても行動が伴わないのです。
1日15分と決めて、終わらなくても良いので、整理していきましょう。
まずはご連絡ください。
あなたをしっかりサポートしていきます。
“頓活”で机の上はスッキリ! になりますよ。

 ある営業マンの「文書管理」

小林さんは日中は取引先を回らなければなりませんし、営業会議では新製品の売り方や販売戦略のための会議もあります。月に一度は当月の売上報告と次月の売上見込みの報告があります。
事務処理がたまって机の上は書類の山。机の引出しの中は何年前の文書が保管されているのかもわからないありさまです。
お客様から電話で「去年やってもらったあれだけどさ、今年もあるから用意しておいて」と言われても、去年やった仕様書がすぐには見つかりません。

ある日、総務の佐藤部長が「今月から文書管理のシステムを導入するから準備しておくように」と言われ、とりあえず課内総出で休日出勤して不要文書の廃棄と、必要文書のファイリングをしました。

事務所がきれいに片づくのはとてもいい気持ちで、仕事にもやる気が出てくる気がしましたが、日が経つにつれてだんだん机の上は書類の山になっていきました。文書管理システムに登録することが、日中の外回りに忙殺されて、つい「とりあえず、あとでやろう」と考えているうちに書類がたまってしまったのです。

文書管理システムを導入した時には「登録することを習慣化にしよう」と思ったはずですが、同じくらいの力で、後回しにしようとする力が働いてしまいました。

さて、どうすれば整理整頓を習慣化させることができるのかを小林さんは真剣に考えました。
たとえば、使用した食器を流しに置き、後で洗おうとするうちに山積みになってしまうと、今度は洗う気がしなくなります。これと同じで、まず「溜めないこと」。「習慣化」しなければと自分に言い聞かせるようになりました。

小林さんは、組織分類と職掌を前提とした分類法を社内に提案し、文書ファイルの保管場所を新たな分類法に従って割り出し、小林さんの所属する営業課だけからやってみることにしました。
同時に、ワードやエクセル、パワーポイントのようなデジタルデータの保存場所のルールを決めて、社内の共有ファイルサーバーの使い方も、紙の文書ファイル同様にルール化し、必要な情報は文書管理システムに登録するようにしました。

小林さんは、なにをするにしても必要なことはシステムや規定ではなく、「習慣」であること。そして、組織である以上、組織の維持のため、組織力の向上のためには、「決めたことを継続」させる「努力」が不可欠であることを再認識しました。

これも小林さんの提案ですが、基本的には毎朝の30分は、前日と当日の報告をし合うと同時に共有すべき情報の交換と、その文書のありかを共有するようにし、必要に応じて文書ファイルを作成し、職掌に応じて割り当てられた保管場所に置くことを「習慣化」することから始めることにしました。

小林さんにとって、「たかが文書管理」でしたが、いまや、「されど文書管理」ということをしみじみ感じており、管理業務の大切さのみならず、「習慣」はとどのつまりは自分の「意識」の問題であったと、改めて感じています。

「頓活ツール」の価格

名称金額概要
頓活ラベラー5万円ワードクラフトが推奨する「文書管理」は、「頓活ラベラー」による背ラベルの整備が起点となります。
頓活ライト15万円「頓活ラベラー」を導入後、「頓活ライト」へ移行する場合は差額の10万円となります。
頓活プロ30万円「頓活ライト」を導入後、「頓活プロ」へ以移行する場合は差額の15万円となります。

「頓活ラベラー」は、webシステム「iDMS」でもラベル印刷に使用しています。

頓活本舗とiDMS
※「iDMS」とは「incredible Document Management System」の略称で、インターネットとデータベースを使った大規模な文書管理システムのことです。
「頓活」は、「iDMS」より小規模な事業体を対象にし、データベースを使用せずに暗号化テキストを駆使していますので、Windowsとファイル共有の環境があれば使用可能なシステムです。

「頓活ツール」モニター価格

名称金額
頓活ラベラー3万円
頓活ライト12万円
頓活プロ24万円

「頓活」モニターとは

担当の平山です

モニター価格でのご提供には、モニター契約が必要になります。モニター契約の前提として、導入の前後にいくつかの問い合わせに回答していただきます。また、ユーザーの声としてご意見をいただき、承諾を前提にホームページ等で公開することがあります。

「頓活ラベラー」の購入

「頓活ラベラー」の導入

頓活」を実現・定着するためには、現在お使いの文書ファイルの背ラベルを統一することから紙文書管理の導入を目指します。
お使いの文書ファイルをExcelに登録し台帳を作成しましょう。その台帳データから指定のフォーマットに調整し、CSVファイルに出力すれば複合機でも使える「頓活ラベラー」で、社内の文書ファイルの背ラベルを統一しましょう。
形から入ることの重要性をワードクラフトは提唱しています。

購入特典

冊子「紙文書管理 4つのステップ」

文書管理はシステムを導入すれば実現できるというわけではありません。
考え方を身につけることが不可欠です。
そのためにワードクラフトは、「頓活ラベラー」の購入特典として4つのステップで紙文書管理を解説している冊子を配布しています。

Excel「テンプレート各種

文書ファイル台帳」、「頓活ラベラー用フォーマット3種」「文書量調査表」「収納量調査表」「使用ファイル用具一覧表」「組織表」「文書取扱担当者リスト」
これらのテンプレートをすべて提供いたします。

頓活プロ

pc300sm750

ただいま準備中

詳しくはこちら

頓活ライト

pc1 300sm1 750

ただいいま準備中

詳しくはこちら

頓活ラベラー

pc2 300sm2 750

ただいま準備中

詳しくはこちら

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紙の文書管理は背ラベルから

紙の文書管理に必須のものは「背ラベル」です。
ワードクラフトは、ラベルプリンターの導入を推奨しています。文書が発生する都度に1枚からでも背ラベルをプリントアウトできることが重要です。
背ラベルには文書ファイルのタイトル以外に組織や置くべき場所、廃棄する時期などの情報も記載して組織的に統一することが重要なポイントとなります。