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頓活ってなに?

紙文書は本当に無くなると思いますか?

世の中では「ペーパーレス」と盛んに言いますが、企業や役所の活動から一切の紙文書がなくなる日が、そんなにすぐに来るとは思えません。
まずは「背ラベル」を充実させることから文書管理を始めてみませんか!
見た目で変わる変化はとても重要です。

結局は破綻してしまいました

営業マン1

何年か前に勧められてファイリング・システムを導入してみました。しかし、経年とともに、結局は破綻してしまいました。
小分類からツミアゲて中分類、大分類にするというアイデアには合理性があると思ったのですが、実際には思ったほどには簡単なことではありませんでした。

誰がやっても同じ分類にならなければ駄目です

分類は組織階層と仕事の役割(分掌といいます)を基準に考えます。それと、文書ファイルの保存年数を組み合わせることで、「誰にでも出来る分類」「誰がやっても同じ分類」を目指します。元来、レコード・マネジメントで当初に採用されたファイリングは、基本的にはアルファベット順で並べることでした。

文書管理まで手が回りません

そうは言っても、日々の仕事に忙殺されている上に、文書管理の情報を登録するのは大変です。
紙文書が溜まるだけではなく、ワードやエクセルのデータも溜まります。メールも毎日たくさん来るので、整理整頓どころではありません。

一旦、きれいに片付くと維持しようという気持ちが生まれます

そうは言っても、日々の仕事に忙殺されている上に、文書管理の情報を登録するのは大変です。
紙文書が溜まるだけではなく、ワードやエクセルのデータも溜まります。メールも毎日たくさん来るので、整理整頓どころではありません。

そこでワードクラフトが提唱するのが「頓活」です

頓活ラベラー
頓活ラベラー」は、背ラベルを印刷するための専用ツールです。文書管理をするための「頓活mini」あるいは「頓活full」に内蔵されている印刷機能を単体でも動くように取り出しました。Excelにまとめられている文書ファイルの台帳データから、3つのフォーマットのCSVにすることで背ラベルを印刷することができます。
印刷サンプルを見る
頓活mini
頓活mini」は、頓活fullから書庫管理や保存箱の関する管理を取り除いて、オフィスにある文書ファイルに限定して台帳を作り、管理をするためのシステムです。
背ラベルの印刷は「頓活ラベラー」が組み込まれており、Excelで文書ファイルデータを管理しCSVファイルに出力する必要がありません。
頓活full
頓活full」は、webシステムとして開発し、某総合大学でご使用いただいている文書管理システム「iDMS」の基本的な機能を実装してあります。「頓活mini」同様に、サーバーやデータベースを使わずに暗号化したテキストファイルを前提に場内のネットワーク内での稼働を想定しています。
「頓活」の構成
「頓活」は、
 頓活full:文書管理システム
 頓活mini:そのサブセット
 頓活ラベラー:背ラベル印刷専用のツール
で、構成されています。そのベースにあるのは「iDMS」ですが、組織も数十、職員も数百、千数百人になるような規模を対象としたシステムですが、その実装の経験からwebを使わないような規模にしたのが「頓活」です。
「頓活」のstep by step とは
「頓活ラベラー」「頓活full」「頓活mini」を分離してあるのは、文書管理が定着するまでには段階があるからです。文書管理の考え方が定着するまでは、ともかく文書ファイルに「背ラベル」を印刷することから始めることを推奨しています。
Excelでまとめた台帳データから指定のフォーマットにレイアウトしてCSVファイルに出力すれば「頓活ラベラー」から背ラベルを印刷することができます。
次の段階として「頓活mini」「頓活full」とステップアップしていくことが出来るのが「頓活」のステップ・バイ・ステップという考え方です。

文書を私物化していませんか?

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「文書は個人のものではなく、組織の財産です。」

机の上、机の周辺など、すぐ手の届くところに文書を置いておくほうが、一番仕事がやりやすいのは事実ですね。
長い間山積みのままにほおっておけば、文書がなくなったとしても、なくなったことにすら気づかないこともあるのではないでしょうか?
共有の財産」は、綴じ用具に背ラベルを貼ってキャビネットに収納すべきなのです。

不要な紙文書が室内に氾濫していませんか?

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「いつか必要なときがきっとくるから、念のためとっておこう。」

必要な文書と不要な文書の仕分け、分類のルールがないために、「念のため」にとっておく文書であふれていませんか?
保有期間を定め、廃棄の日がきたら、迷うことなく捨てるルールを設定しましょう。
いらないモノがオフィスからなくなり、クリアな環境で仕事がはかどることでしょう。

そのお悩み、一緒に解決しませんか?

整理整頓のルールを理解すると解決できます。小さなことでもぜひご相談ください。

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“頓活”についてのご相談はメールにてお気軽にご相談ください。

片づけが苦手な人は、なかなか捨てられず、とりあえずとっておこうと机の上に積んでしまいます。
そのうち山積みの文書に頭を抱えることになるのです。
片づけなければならない気持ちがあっても行動が伴わないのです。
1日15分と決めて、終わらなくても良いので、整理していきましょう。
まずはご連絡ください。
あなたをしっかりサポートしていきます。
“頓活”で机の上はスッキリ! になりますよ。

紙文書は紙文書のまま保管して、良いのです

背ラベルを貼って、保管場所(ロケーション)を設定するだけです

頓活とは、紙文書・電子文書を「整理整頓」し、整った状態を維持管理する日頃の活動を言います。

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「なぜ」頓活を始めることになったのかお話しいたしましょう

文書管理のシステム化にワードクラフトは15年前から取り組んできました。最初のシステムは「EMO」と命名し、文書の共有と組織ナレッジの醸成を目指しましたが、理想を追い過ぎていたことを反省し、文書管理の原点へ回帰し「紙文書」の管理、つまり、生成したら背ラベルを貼り、置くべきところに置き、時期が来たら廃棄するという、紙文書におけるまっとうな文書管理システムを「iDMS」と命名して作りました。
そんな経験が生きて2019年3月に「iDMS」をベースにした本格的文書管理システムを関西の総合大学に納品する機会を得ました。その経験を活かして、もっとスモールスケールの文書管理の体系を構築するに至りました。
それが「頓活」です。

ワードクラフトの文書管理コンサルテーションサービス

頓活4ステップで実現します

ワードクラフトは、10年ほど前から文書管理をシステム化しようとしていろいろ考えてきました。
そこで到達したのが「iDMS」という考え方になりました。
昨年のことですが、ひょんなことから大規模な総合大学の文書管理システムを構築することになりましたが、基本的には「iDMS」のローカライズでの対応で2019年3月に納品をし、現在、初期段階での稼働が開始されています。
その経験を通して学んだことを、

1.インターネットを使わない環境での使用を考える
2.データベースを使わない方法での運用を考える
3.初期の導入時から定着までと、定着以降の仕組みを分離する

というふうに考えてみることにしました。こうした考え方を総括して「頓活名人」と名付け、
考え方として「頓活Office
初期の支援システムを「頓活1号
安定期以降のシステムを「頓活2号
とすることにしました。

アメリカでは労働者が常に流動しているため、個人が文書を管理することは基本的にはありえず、共有を原則としています。
スパイ映画などでは、キャビネットに整然と収納されている個別フォルダから対象の文書を見つけて写真を撮ったり抜き取ったりするシーンをよく見かけます。
日本では一般的には簿冊式(バインダー、フラットファイル)のファイリングが多いようですが、個別フォルダを使ったバーチカルファイリングやボックスファイルを使うことも少なくありません。
要は、どのような方式で文書を管理するかは、器具や用具の問題でしかなく、

「いかにして共有するか」
「いかにして文書寿命を的確に把握するか」
「いかにして探す手間を最小限にするか」

を目的とするべきで、かつ、分類などにおいて

「いかにして破綻させないか」

のためにルールが簡潔で明瞭であるかがポイントになると思います。

「整理」とは捨てることで、「整頓」とは即座に使えるようにすること、という説明も多く書かれています。しかし、「整理整頓」とは合理的に片付けることです。

「文書管理」においては、導入時に整理整頓をし、不要文書はよく確認の上で廃棄し、必要文書の登録から始めます。

頓活0号

pc300sm750

ただいま準備中

詳しくはこちら

頓活1号

pc1 300sm1 750

ただいいま準備中

詳しくはこちら

頓活2号

pc2 300sm2 750

ただいま準備中

詳しくはこちら


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紙の文書管理は背ラベルから

紙の文書管理に必須のものは「背ラベル」です。
ワードクラフトは、ラベルプリンターの導入を推奨しています。文書が発生する都度に1枚からでも背ラベルをプリントアウトできることが重要です。
背ラベルには文書ファイルのタイトル以外に組織や置くべき場所、廃棄する時期などの情報も記載して組織的に統一することが重要なポイントとなります。